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Drittmittelabwicklung

„Drittmittel  sind  für  Universitäten  zu  einem  wesentlichen  Bestandteil  der Forschungs-finanzierung  geworden.  Daher ist es dem Rektorat der Medizinischen Universität Innsbruck (MUI) ein großes Anliegen, ihre Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter bei der Einwerbung von Drittmitteln und der Abwicklung dieser Projekte organisatorisch, rechtlich und kaufmännisch administrativ bestmöglich zu unterstützen.“ (Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck vom 19.12.2014 und Ergänzung vom 11.07.2024)

Drittmittelrichtlinie

Die Drittmittelrichtlinie vom 19.12.2014 und Ergänzung vom 11.07.2024 regelt die Abwicklung aller Drittmittelaktivitäten an der Medizinischen Universität Innsbruck.
Gemäß UG 2002 lässt sich die drittmittelfinanzierte Forschung in zwei Projektkategorien unterteilen:

Vorhaben nach § 26:  

  • Vertragspartner/in ist die Projektleiterin/der Projektleiter selbst (ad personam).
  • Die MUI verwaltet die Forschungsgelder lediglich treuhänderisch und führt die Abrechnungen im Auftrag der Projektleiter/innen durch.
  • Die Verantwortung, die Haftung und das Risiko liegen ausschließlich bei den Projektleiter/innen.

Vorhaben nach § 27:

  • Auftragnehmerin ist die Medizinische Universität Innsbruck vertreten durch eine natürliche Person (jeweilige Leiterin/ jeweiliger Leiter einer Organisationseinheit).
  • Haftung und Risiko für die zu erbringende Forschungsleistung liegen bei der MUI.
  • Projektleiter/innen, die nicht Leiter/innen einer Organisationseinheit sind, benötigen eine Bevollmächtigung gemäß § 27 Abs 2 UG durch das Rektorat.

Projekteinreichung

„Forschungsanträge und Vertragsentwürfe für Forschungsaufträge oder Zuwendungen Dritter sind vor Einreichung bei der Fördergeberin/beim Fördergeber oder Auftraggeberin/Auftraggeber der MUI zu übermitteln.“ (Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck: 19.12.2014 und Ergänzung 11.7.2024)
Diese können an folgende Anlaufstellen übermittelt werden
Kompetenzzentrum Klinische Forschung KKS (für klinische Studien)
Abteilung Forschungsservice und Innovation (sonstige Forschungsanträge, Vertragsentwürfe)
Den Förderanträgen und Vertragsentwürfen ist auch das unterzeichnete Formular mit der Zustimmung der Leiterin/des Leiters der Organisationseinheit im Original beizulegen. Falls für das Projekt die Züchtung/Arbeit mit Versuchstieren geplant ist, benötigen Sie zusätzlich (vor Einreichung beim FSI) die Unterschrift des/der Leiters/in der Tierhauseinrichtungen der MUI (Kalkulation-Tierhauskosten).
Bei Nutzung anderer Core facilities bitte eine Kalkulation der Leitung der Core facility beilegen.
Ausserdem sind dem Antrag ein Finanzplan und eine Projektbeschreibung beizulegen.
Informationen zur Einreichung von FWF-Anträgen
Nähere Informationen zu Beispieltexten und Vorlagen zur Projekteinreichung finden Sie hier
Die Mitarbeiter/innen der Abteilung Forschungsservice und Innovation und des KKS informieren Sie gerne über alle weiteren Abläufe.

Projektleitung

  • Projektleiter/innen  eines § 26-Projekts müssen gemäß UG Angehörige des wissenschaftlichen Personals der MUI sein. Dazu gehören Studierende, Forschungs-
    stipendiatInnen, das wissenschaftliche und künstlerische Universitätspersonal, das allgemeine Universitätspersonal, PrivatdozentInnen, emeritierte UniversitätsprofessorInnen,
    UniversitätsprofessoInnen im Ruhestand.
  • Projektleiter/innen eines § 27-Projekts müssen gemäß § 27 Abs 2 iVm. Abs 4 UG dem Dienststand der MUI angehören. Das konkret erforderliche Beschäftigungsausmaß hängt von den mit dem Projekt im Zusammenhang stehenden Aufgaben und Pflichten ab.
    „Dies ist auch bei absehbarem Ausscheiden aus dem Dienststand der MUI durch z.B. Pensionierung oder Emeritierung entsprechend zu berücksichtigen (durchfortgesetzte Beschäftigung). Im Zuge einer Einreichung bzw. Antragstellung kann das zuständige Rektoratsmitglied unter Vorbehalt einer späteren zumindest geringfügigen Beschäftigung, die die Qualifikation des Projektes als § 26-Projekt gewährleistet, an der Universität eine entsprechende Unterschriftsleistung tätigen. „
    (Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck: 19.12.2014 und Ergänzung 11.7.2024)

Proposal Check

Drittmittelanträge können auf Wunsch einem Proposalcheck (formale und inhaltliche Prüfung) unterzogen werden. Die Abteilung Forschungsservice und Innovation bietet dies für alle Wissenschaftler/innen der MUI und alle Forschungsförderprogramme an.
Achtung: Für diese Checks werden durchschnittlich 5 Werktage benötigt. Dies ist besonders bei anstehenden Deadlines zu berücksichtigen.

Rechtliche Prüfung

"Bei Projekten nach § 27 UG mit einem Gesamtvolumen von mehr als EUR 1 Mio. oder einem jährlichen Volumen von mehr als EUR 500.000, ist eine rechtliche Prüfung des Antrags durch die Abteilung Recht und Compliance sowie eine kaufmännische Prüfung des Antrags durch die Abteilung Finanzen und Rechnungswesen erforderlich.
Bei Verträgen mit IPR-Abtretung und/oder Verwertungsregelungen, rechtlichen Sonderkonstruktionen (z.B. Kooperationen, Arbeitsgemeinschaften) sowie o.a. klinischen Prüfungen/Studien ist jeder Vertrag vor Unterfertigung der Abteilung Recht und Compliance zur Prüfung vorzulegen." (Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck: 19.12.2014 und  Ergänzung 11.7.2024)
Bitte Anfragen direkt an sc-recht@i-med.ac.at.

Personalangelegenheiten

Die Zuständigkeit und Verantwortung für alle personalrechtlichen und Personalverrechnungsfragen liegt in allen Fällen ausschließlich bei der Personalabteilung.
Ansprechpartnerinnen in der Personalabteilung:
Andrea Schmid (andrea.schmid@i-med.ac.at- DW 71094)
N.N.

Projektbewilligung

Erforderliche Unterlagen:
Der Drittmitteladministration der Abteilung Finanzen und Rechnungswesen, und im Falle von Klinischen Studien dem KKS, sind folgende Unterlagen zu übermitteln:

  • „sämtliche projektbezogene Verträge: Projekt-/Fördervertrag, Konsortialverträge, Nebenverträge und Nebenabsprachen, Letters of Intent, Letters of Commitment, Side Letters etc.;
  • Projektkalkulationen: alle das Projekt betreffenden geplanten Kosten und Erträge;
  • Finanzplan: Angabe der voraussichtlichen Einzahlungs- und Auszahlungszeitpunkte;
  • Investitionsplan: Auflistung aller für das Projekt geplanten/benötigten Investitionen unter Angabe der gewöhnlichen Nutzungsdauer, daraus entstehender Neben- und Folgekosten sowie Darstellung ob und wie die Anschaffung nach Projektabschluss weiterverwendet wird;
  • Interne Leistungsverrechnung: Sollen interne Dienstleistungen erbracht und verrechnet werden, ist dies nach Möglichkeit im Vorhinein zwischen den betroffenen Organisationseinheiten schriftlich zu regeln. Die intern zu verrechnenden Leistungen sind in der Projektkalkulation als Kosten anzuführen. Zur Vermeidung einer Nichtanerkennung von intern verrechneten Dienstleistungen durch die Förder-/Auftraggeberin/den Förder-/Auftraggeber sind die vom Rektorat bekanntgegebenen Leistungskataloge und Verrechnungssätze zu verwenden.
  • Sonstige Unterlagen: Prüfplan, Ethikkommissionsantrag, Votum der Ethikkommission, Patienteninformation, behördliche Auflagen, Freigabe von klinischen Studien durch die Ärztliche Direktion des LKH Innsbruck etc.“
    (Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck: 19.12.2014 und Ergänzung 11.7.2024)
  • Drittmittelformular:
    Gemeinsam mit den Vertragsunterlagen muss ein ausgefülltes und unterfertigtes Drittmittelformular eingereicht werden.
    Das Rektorat entscheidet innerhalb von zwei Wochen über die Erteilung der Bevollmächtigung bei §27 Projekten bzw. Nichtuntersagung bei §26 Projekten.

Beantragung der SAP-Nummer:

Die Beantragung der SAP-Nummer sowie die Festlegung des Kostenersatzes erfolgt ebenfalls über das Drittmittelformular.

Ansprechpartnerinnen der Drittmitteladministration in der Abteilung Finanzen und Rechnungswesen:
Anita Malik (anita.malik@i-med.ac.at - DW 71018)
Beata Reicher (beata.reicher@i-med.ac.at - DW 71010)
Cornelia Schandara (cornelia.schandara@i-med.ac.at - DW 71805)
Mag.a Christine Webhofer ( christine.webhofer@i-med.ac.at – DW 71013)

AnsprechpartnerInnen des KKS
https://www.i-med.ac.at/kks/mitarbeiter.html.de

Vertragsunterfertigung:

  • in der Regel durch die Leiterin/den Leiter der jeweiligen Organisationseinheit
  • bei §26 Projekten durch die Projektleiterin/den Projektleiter
  • bei erforderlicher Unterfertigung durch die Forschungsstätte das jeweils zuständige Mitglied/die zuständigen Mitglieder des Rektorats.

Projektabwicklung

Projektadministration:
„Projektabrechnungen sind durch die Abteilung Finanzen und Rechnungswesen durchzuführen. Die Projektleitung hat dafür sämtliche dazu erforderlichen Informationen, Unterlagen und Belege der Abteilung Finanzen zu übermitteln. Es ist zu beachten, dass Aufwendungen, die nicht den Förderrichtlinien entsprechen, von der Projektleitung vor Anschaffung mit der jeweiligen Fördergeberin/dem jeweiligen Fördergeber abzuklären sind.
Die Projektleiterin/der Projektleiter trägt die alleinige Verantwortung dafür, dass nur projektrelevante, sachlich richtige und den Absprachen mit den Fördergeberinnen/Fördergebern entsprechende Aufwendungen getätigt werden. In zahlreichen Förderprogrammen ist das Führen von Zeitaufzeichnungen nach jeweiliger Vorgabe erforderlich.“
(Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck: 19.12.2014 und Ergänzung 11.7.2024)

Projektänderungen:

„Wesentliche Änderungen im Projekt sind der Abteilung Finanzen und Rechnungswesen unverzüglich mittels des dafür vorgesehenen Projektänderungsformulars zu melden.
Wesentliche Änderungen in Bezug auf das Projekt können insbesondere sein:
Änderung der Projektleitung (insbesondere bei Ausscheiden der Projektleiterin/des Projektleiters aus dem Dienststand);
Änderung des Projektvolumens, zB zusätzliche/verminderte Leistungen mit/ohne Veränderung der Förder-/Auftragssumme;
Änderung des Finanzplans, Änderung/Verschiebung zwischen Kostenkategorien (insbesondere von/zu Personalbudget);
Änderung der Laufzeit (Zeitraumveränderung/Projektverlängerung);
Änderungen im Vertrags-/Projektinhalt. „
(Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck: 19.12.2014 und Ergänzung 11.7.2024)

Projektbeendigung:

„Projekte sind grundsätzlich mit dem bei Projektbeginn festgelegten Ende mittels Projektbeendigungsmeldung durch die Projektleitung endabzurechnen und zu beenden.
Verlängerungen sind nur dann auf Antrag zulässig, wenn
a) dies von der Auftrags-/Fördergeberin/vom Auftrag-/Fördergeber genehmigt wird und
b) der Projektzweck als noch nicht erledigt glaubhaft gemacht werden kann.
Liegt sechs Monate nach Erreichen des gemeldeten Projektendes keine Beendigungsmeldung bzw. kein Antrag auf Verlängerung vor, wird das Projekt geschlossen und allfällige Projektguthaben, soweit keine Rückzahlungspflicht an die Auftrag-/Fördergeberin/den Auftrag-/Fördergeber besteht, im Falle von § 27-Projekten auf das Vermögenskonto der Organisationseinheit und im Falle von § 26-Projekten auf ein von dem/der Projektleiter/in namhaft gemachtes Konto übertragen.“
(Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck: 19.12.2014 und Ergänzung 11.7.2024)

AnsprechpartnerInnen der Abteilung Finanzen und Rechnungswesen

Investitionen:

„Anschaffungen, die im Namen der Universität getätigt werden, unterliegen den vergaberechtlichen Bestimmungen sowie den jeweils geltenden internen Vorgaben für das Beschaffungswesen. Die fachlich zuständigen Stellen der MUI sind in die Leistungsbeschreibung/Spezifikation und das Vergabeverfahren einzubinden. EDV-Anschaffungen sind nur nach vorheriger Abstimmung mit der Abteilung IKT durchzuführen.
Anschaffungen im Rahmen von § 26-Projekten werden, sofern kein Eigentum der MUI begründet wird, von der Projektleiterin/dem Projektleiter im eigenen Namen durchgeführt.“
(Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck: 19.12.2014 Ergänzung 11.7.2024)

Audits:

„Einige Fördergeberinnen/Fördergeber verlangen regelmäßige und/oder abschließende externe Audits bzw. Revisionen.
Sind externe Audits notwendig, informiert die Abteilung Finanzen und Rechnungswesen die Projektleiterin/den Projekt-leiter, beauftragt eine der seitens der MUI betrauten Wirtschaftsprüfungskanzleien mit der Durchführung des Audits und stellt dieser in Zusammenarbeit mit der Projektleitung die notwendigen Unterlagen zur Verfügung.“
(Drittmittelrichtlinie der Medizinischen Universität Innsbruck: 19.12.2014 und Ergänzung 11.7.2024)

Weitere Informationen:

Neue Drittmittelrichtlinie und Ergänzung
Informationen zur Einreichung von FWF- und OeNB-Anträgen
Informationen zur Drittmitteladministration Finanzabteilung 
Angaben zu EU-Anträgen, EU-Verträgen
Forschungsförderung
Nachwuchsförderung
MitarbeiterInnen der Abteilung Forschungsservice und Innovation
Drittmitteladministration der Abteilung Finanzen und Rechnungswesen
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Förderungen von und für die MUI
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FFG
Jubiläumsfonds der Österreichischen Nationalbank
TWF
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